Qanday qilib tashkilotning kotibi bo'lish kerak

Talabalar kengashi, siyosiy guruh yoki maxsus ish guruhi haqida gaplashayotganingizdan qat'i nazar, barcha tashkilotlar kotibni talab qiladi. Kotib shubhasiz eng muhim xodimi, chunki u tashkilot ichida va tashqarisida ma'lumotlarni tashkillashtirish, o'zlashtirish va tarqatish uchun javobgardir. Ular uyushgan, mehnatsevar, aqlli va yozishni a'lo darajada bilishlari kerak.
Bu siz uchun to'g'ri ish deb qaror qiling. Ba'zi odamlar xazinachidan yoki prezidentdan ko'ra kotib bo'lish osonroq deb o'ylashadi, ammo ko'pchilik faxriylar sizga kotibning ishi ancha qiyinligini aytadilar. [1]
Iloji bo'lsa, chiqadigan kotib bilan uchrashing. Unga yoki oldingi uchrashuvlarning bayonnomalarini, yozishmalarini, hisobotlarini, ma'muriy buyruqlarini va hokazolarni taqdim eting. Baxtga qarshi, bular allaqachon yaxshi tashkil etilgan va ularni qabul qilishingizga tayyor; bo'lmasa, keyingi bosqichni o'qing.
Shkafni yoki portfelni oling. Bular tashkilotingiz tomonidan taqdim etilishi kerak, ammo agar ular mavjud bo'lmasa, ishlatilgan xarid yaxshi qadam va sizning yoki tashkilotingizning ortiqcha xarajatlarini kamaytirishning eng yaxshi usuli. Ma'muriy hujjatlar uchun yig'ilish protokoli, qonunosti hujjatlari va boshqalar kabi ko'plab hujjat topshirish tizimlari mavjud; Bularni diqqat bilan o'qib chiqing va qaysi biriga rioya qilish eng oson va eng arzonini aniqlang va ushbu tizimga yopishib oling. Agar siz fayllarni tartibsiz tartibda olgan bo'lsangiz, ularni tugatish muddati tugagach, ularni keyingi kotibga qoldirishni xohlamaysiz. [2]
Yaxshi tashkilotchilik qobiliyati yaxshi kotibaga aylanishini bilib oling. Agar sizning tashkilotingizning idorasi yaxshi tashkil etilmagan bo'lsa, bu darhol hal qilinishi kerak bo'lgan narsa. Tegishli hujjatlarni saqlash uchun ofisdan foydalaning va o'zingizning kabinetingizda ishlatgan hujjat topshirish tizimidan foydalanishga harakat qiling. [3]
Fayllar va hujjatlarni tashkil qilishda kichikdan kattasiga o'ting. Barcha tegishli hujjatlarni topshirish kabinetiga yoki portfelga topshirishdan boshlang, keyin butun idorani va tashkilotni bir xil tizimdan foydalangan holda tashkil qiling, ammo kengroq miqyosda. Bu ofisni juda do'stona qiladi va sizga va sizning vorisingizga ko'p xotirjamlik baxsh etadi.
Yaxshi aloqalarni rivojlantiring va ulardan oqilona foydalaning. Do'stona, professional xulq-atvor tashkilot kotibi uchun juda muhimdir. Ko'pgina kotiblar kundalik ishlarni amalga oshirish uchun murakkab do'stlar va aloqalar tarmog'iga tayanishini juda tez bilib olasiz.
Qanday qilib bunday xatlarni yozaman?
Siz qanday kotib bo'lsangiz ham, saqlashingiz kerak bo'lgan narsalar bo'ladi. Ilgari yozilgan harflarning fayl nusxalarini ko'rib chiqing va ularni o'zingiz yaratadigan yangi harflar uchun namuna sifatida ishlating. Kutubxonalarda namunaviy ish xatlarini o'z ichiga olgan kitoblar bor, ularni o'rganing. Va / yoki tashkilotingizdan kimdirdan siz yubormoqchi bo'lgan maktubingiz loyihasini "ko'zingizni" ko'rishini so'rang. Yordam oling, ayniqsa sizning ingliz tilingiz noaniq bo'lsa. Boshqa odam sizga yordam berishni yaxshi ko'rishi mumkin. Yaxshi va mos keladigan xat sizni yaxshi ko'rinishga olib keladi, shuningdek sizning tashkilotingiz va xatni imzolaganlar.
Nega tashkilot uchun kotib bo'lishi muhim?
Tashkilot yoki guruh guruh ichida sodir bo'layotgan barcha narsalarni yozib qo'yishi uchun bu juda muhimdir.
Kotib bo'lish uchun qanday qadamlar bor?
Professional rezyumeni tayyorlang. O'zingiz ishlashni istagan joylarni o'rganing va tashrif buyuring. Tashqi ko'rinish va muloqotda yoqimli bo'ling. Tashkilotga nimani olib kelishingiz mumkinligini ularga ayting. Ko'ngilni ko'taring va harakatga keltiring. Sizning rezyumeingizda sizning qobiliyatingizni ko'rsatadigan ma'lumot va oldingi ish tajribangizni qo'shing. Bir necha joyda suhbatlarni xavfsiz qiling va sizning ehtiyojlaringizga mos keladigan birini tanlang.
Kotibning vazifasi nimada?
Kotibning roli qo'llab-quvvatlash funktsiyasidir. Ular mijoz va sizning kompaniyangiz mahsulotlari o'rtasida vositachi bo'lib xizmat qiladi. Ular, shuningdek, yuqori darajadagi xodimlarga o'z vazifalarini bajarishda yordam berishadi. Kotibiyat vazifalariga ish beruvchingizning lavozim tavsifiga kiritilgan barcha aniq vazifalar, shuningdek umumiy ofis vazifalari kiradi.
Kim tashkilotda kotibni tayinlaydi?
Tashkilot a'zolari kotibga ovoz berishadi.
Kotib yozgan turli xil xabarlar qanday?
Tashkilotda kotibning o'rni qanday?
Tashkilot kotibi qanday vazifalarni bajaradi?
Shaxsiy faoliyatingiz uchun kompaniya yoki tashkilotingizning resurslaridan foydalanmang (ofis materiallari, elektron pochta serverlari, noutbuklar va hk). Agar siz ko'ngilli bo'lsangiz ham, tashkilot sizga hech qanday qarzdor emas va bu juda yomon ta'mga ega.
Ushbu ko'rsatmalar Robertning "Buyurtma qoidalari" ga, hozirgi kunga qadar eng yaxshi ma'lum bo'lgan maxfiy sirlarga oid qo'llanmalardan biridir. Ushbu qimmatbaho manbalarni qidirib topishingiz tavsiya etiladi; uning katta qismi Internetda bepul nashr etiladi.
Har doim biron bir tadbirni tashkil qilishda B rejasini tuzing, chunki nima bo'lishini hech qachon bilmaysiz. Agar siz biron bir tadbirni o'tkazayotgan bo'lsangiz yoki ma'ruzachilar va / yoki o'yin-kulgilarni namoyish qilishni kutsangiz, bu ayniqsa muhimdir. Hodisaga borishdan va ulkan vidolashishdan boshqa yomon narsa yo'q. Agar ovqatlanish joyi namoyish etmasa, mahalliy pitsareyalar bilan oldindan bog'lanib, ularga rahbarlik qilganingizga ishonch hosil qiling. (Izoh: mahalliy pitsareya, ehtimol sizning aloqalaringiz ro'yxatida bo'lishi kerak).
A'zolarni tadbirlar, tadbirlar va rejalar to'g'risida xabardor qiling va jamoatchilikning bo'lajak voqealar haqida xabardor bo'lishini ta'minlang.
Yig'ilishlar va tadbirlarni tashkillashtirishga harakat qilayotganda, boshqa odamlarni tashkil qilish qiyin bo'lishi mumkinligini unutmang.
Uchrashuv protokollarini yaxshi olib borish va ularni o'z vaqtida taqdim etish (bir soatlik yig'ilish maksimal 1-2 varaqdan iborat bo'lishi kerak va ular 5 ish kuni ichida fikr-mulohazalar uchun guruhga topshirilishi kerak) tashkilot a'zolarining faol bo'lishini ta'minlaydi. "xuddi shu sahifa" va tezroq samaraliroq chora ko'rishga qodir. [4]
Har doim o'zini professional tarzda tuting. [5]
Oldindan reja tuzing. Bu kompaniya / tashkilot tadbirlarini muvofiqlashtirish uchun kotibning vazifasini bajaradi. Hodisani so'nggi daqiqali jadvalda ishlata olmaysiz. Agar siz so'nggi daqiqada biron bir narsani rejalashtirishingiz kerak bo'lsa, unda tadbirni kamroq rasmiy qilish mehmonlaringiz va o'zingiz uchun bosimni engillashtirishi mumkin. [6]
Kotib xizmat qiladigan eng muhim vazifalardan biri bu uning a'zolari va keng jamoatchilik bilan aloqa qilishdir. [7]
Kotib muayyan yig'ilish qachon o'tkazilishini hamma bilishini tekshiradi. Shuningdek, ular yig'ilishda hamma ekanligiga ishonch hosil qilishadi. Shuningdek, ular tashkilot yoki biznes uchun muhim sanalarni yozadilar.
Fayllar, hujjatlar, pochta va pullarni xavfsiz joyda saqlang!
punctul.com © 2020