Qanday qilib yaxshi qabul qiluvchiga aylanish mumkin

O'zini har qanday tarzda taqdim etadigan har qanday ofis jamoatchilik bilan uchrashish uchun yuzni talab qiladi. Telefon va elektron pochta orqali ajoyib aloqa qabulxona xodimlari uchun juda muhim bo'lsa-da, bu qabul qiluvchini mijozlarga xizmat ko'rsatish vakilidan ajratib turadigan yuzma-yuz muloqotdir. Ko'pincha, bir kishi (sotuvchi, ariza beruvchi, hamjamiyat a'zosi) sizning ish joyingizga kirganda, birinchi navbatda ular qabul qiluvchini ko'radilar - va birinchi taassurotlar har doim muhimdir.

To'g'ri ko'nikmalarga ega bo'lish

To'g'ri ko'nikmalarga ega bo'lish
Yuqori darajadagi tashkiliy ko'nikmalarga ega bo'lish. Qabul qiluvchilar - bu kompaniyaning yuzini ifodalovchi odamlar - ular mijozlar bilan birinchi bo'lib suhbatlashadilar va odamlar va hamkasblari ma'lumot olish va tadbirlarni rejalashtirish uchun boradilar. Qo'ng'iroqlar qilish va mehmonlarni yo'naltirishdan tashqari, ular tez-tez mijozlar bilan muomala qilishadi, tadbirlarni tashkil qilishadi, uchrashuvlar tashkil qilishadi va hokazo. Bu vazifalarning barchasida bir vaqtning o'zida bir nechta talablarni qondirishda resepsiyonlar to'g'ri tashkil qilinishi kerak. Agar odam bir vaqtning o'zida bir nechta narsadan voz kecha olmasa va ular bilan tartibli muomala qila olmasa, qabulxonada uzoq vaqt qolmaydi. [1]
  • Tartibda bo'lishning eng yaxshi usuli bu siz uchun eng yaxshi ishlaydigan topshirish tizimiga sarmoya kiritishdir. Rahbaringiz, sizning hamkasblaringiz va mijozlaringiz qanday hujjatlar va ma'lumotlarga muhtoj bo'lishi mumkinligini bilish juda muhimdir. Ushbu ma'lumotlarning barchasini alohida papkalarda saqlang - xoh kompyuteringiz ish stolida, xoh qog'ozda. Ariza topshirish tizimini o'zingiz uchun eng yaxshi tarzda tashkil qiling - agar har bir narsaga yopishtirilgan neon eslatmalar kerak bo'lsa, shunday bo'ling.
  • Shuningdek, tartibli bo'lish, o'z-o'zini rag'batlantirishni anglatadi - sizga qanday qilib qanday qilib qanday qilib qilishni yoki yo'lda yurishni aytadigan boshqa birovning keragi yo'q. Agar siz tartibli bo'lsangiz, har kuni qanday vazifalarni bajarish kerakligini va qaysi vazifalar ustuvor ekanligini bilib olasiz.
  • Telefon raqamlarini qulay qilib oling. (ko'p va ko'p), ya'ni hamkasblar, ish beruvchilar, pudratchilar, sotuvchilar, shoshilinch aloqa raqamlari va hk. Siz ularning barchasiga bir vaqtning o'zida kerak bo'lasiz. Rolodexda yoki tegishli kompyuter dasturida telefon raqamlarini tartibga soling.
To'g'ri ko'nikmalarga ega bo'lish
Kamaringiz ostidagi texnologiya haqida bir oz ma'lumotga ega bo'ling. Texnologiyalarni qabul qiluvchilar bilan shug'ullanish kerak bo'lgan birinchi raqam - bu telefon - va u bilan birga keladigan barcha tugmalar va alohida chiziqlar. Kompyuter ko'nikmalari ham majburiydir - ko'pchilik qabul qiluvchilar qanday foydalanishni bilishlari kerak elektron pochta va so'zlarni qayta ishlashda malakali bo'lishi kerak. Qanday yaratishni bilish ham foydali jadvallar, va har qanday sohaga tegishli dasturlardan foydalaning. [2]
  • Shuni yodda tutingki, nusxa ko'chirish moslamasi, skaner yoki printer sizning stolingiz yonida bo'lsa, ulardan foydalanishingizga ko'p bog'liq bo'ladi (va ularni ishlatishda muammolarga duch keladigan hamkasblaringizni muammolarini hal qiling.) Bir marta ishlatilayotgan mashinani bilsangiz. ofisingizda, uning asosiy funktsiyalari va umumiy muammolarni hal qilish usullari bilan tanishib chiqing.
To'g'ri ko'nikmalarga ega bo'lish
Ishonchli bo'ling. Qabulxonada har doim odamga xizmat ko'rsatiladi - agar hech kim telefonni ko'tarmasa yoki yordam kutayotgan odamlar bo'lsa, u kompaniyani yomon aks ettiradi. Ishonchli bo'lishni ustuvor vazifaga aylantiring - agar sizning xo'jayiningiz ishonchli ekanligingizni bilsangiz va yordam berishga doimo tayyor bo'lsa, siz ajralmas odam bo'lasiz. [3]
To'g'ri ko'nikmalarga ega bo'lish
Zo'r tinglash qobiliyatiga ega. Qabulxonada bo'lishning ko'p qismi odamlarni tinglashdir - u telefonda bo'ladimi, mijoz so'rayotgan savol yoki sizga etkazilgan ma'lumot. Yaxshi tinglash sizni yanada samaraliroq qiladi - odam atrofida birinchi marta nimani so'rayotganini tushunganingizda, muammolarni tezroq hal qila olasiz va mijozlarni tezda erishmoqchi bo'lgan odam bilan bog'laysiz. [4]
To'g'ri ko'nikmalarga ega bo'lish
Hamma narsaga yozib qo'ying. Agar xo'jayin sizdan biron narsani qilishni so'rasa, uning o'ziga xos xususiyatlarini qayd qiladi. Agar mijoz qo'ng'iroq qilsa, ularning ma'lumotlarini yozib qo'yishingizga ishonch hosil qiling (ism, aloqa ma'lumotlari, ular nimani xohlasa va hokazo). Qaydlar - bu tartibni saqlashning ajoyib usuli va kun davomida paydo bo'lgan barcha mayda narsalarni eslatib turadi. Yozuvlarni bloknotda saqlang va doimo yoningizda bo'ling. Ularning qanchalik foydali ekanligi sizni hayratda qoldiradi, ayniqsa besh soat oldin qo'ng'iroq qilgan odam nimani xohlaganini eslashga harakat qilganda. [5]
  • Xabarlarni batafsil yozganingizga va yozgan narsalaringizni o'qiganingizga ishonch hosil qiling, eng muhimi, xabar olayotganda xabarni va sizga berilgan aloqa ma'lumotlarini qayta takrorlang, shunda ilib qo'yganingizdan oldin kerakli ma'lumotga egasiz. o'rni uchun ma'lumot.
To'g'ri ko'nikmalarga ega bo'lish
Telefonga odob bilan javob bering, masalan "Xayrli tong, kompaniyamizga qo'ng'iroq qilganingiz uchun rahmat, mening ismim ___, sizga qanday yordam berishim mumkin?" Telefon birinchi yoki ikkinchi qo'ng'iroqqa javob berganiga ishonch hosil qiling. Odamlarni bir daqiqadan ko'proq ushlab turish yaxshi emas. (Bu siz o'ylagandan uzunroq.) [6]
  • Qo'ng'iroq qilayotgan odamning ismini diqqat bilan tinglang. Agar kerak bo'lsa, qo'ng'iroq qiluvchiga yana takrorlang. Uyali telefonlar ko'pincha tovushlarni buzadi. Agar talaffuz qilish qiyin bo'lsa, qo'ng'iroq yo'naltirilgan kishining ismini yozing.
  • Qo'ng'iroqni muloyimlik bilan "Janob Smit uchun bir daqiqaga iltimos" kabi standart ibora bilan yo'naltiring. Yoki o'sha odam telefonda bo'lsa, "Kechirasiz, janob Smit hozirda telefonda. Kutib turishni xohlaysizmi yoki unga ovozli pochta xabarini qoldirmoqchimisiz?" Ularga samimiy minnatdorchilik bildiring va qo'ng'iroqni shunga qarab yo'naltiring.
To'g'ri ko'nikmalarga ega bo'lish
Yetkazib berish xodimlariga har qanday tashrif buyurganlarga o'xshab professionallik va xushmuomalalik bilan salom bering. Sizdan etkazib berish uchun imzolash talab qilinishi mumkin. Imzongiz ishonchli ekanligiga ishonch hosil qiling. Yetkazib berish xodimlariga paketlarni qoldiradigan joy ko'rsatmalari kerak bo'lishi mumkin. Bunday masalalar uchun tegishli xodimlar bilan bog'langaningizga ishonch hosil qiling. [7]
To'g'ri ko'nikmalarga ega bo'lish
Sizning biznesingizga kelgan mijozlarga tezkorlik va xushmuomalalik bilan munosabatda bo'ling. Mehmonlar kim va kimni qidirayotganini aniqlagandan so'ng, o'sha odam bilan bog'laning va u erda kim bo'lganini bildiring. Oddiy tegishli ibora: "Janob Smit, janob Jons XYZ korporatsiyasidan sizni soat 2 ga tayinlash uchun ko'rish uchun bu erda." Har doim ism va familiyani va ular joylashgan tashkilot nomini oling. Ularning janob Smit bilan uchrashuvi yoki yo'qligini so'rash foydali bo'ladi. Janob Smit sizga tashrif buyuruvchilarni qayerda kutish kerakligi va qancha vaqt kerakligi to'g'risida ko'rsatmalar beradi. Keyin siz mehmonga "bir lahzada siz bilan birga bo'laman" deb aytishingiz mumkin. yoki "Janob Smit uchrashuvni tugatayotganini aytdi va 5 minutdan keyin siz bilan birga bo'ladi. Sizga joy bo'lishi mumkin. Rahmat." [8]

O'zingizni yaxshi taqdim etish

O'zingizni yaxshi taqdim etish
Ijobiy munosabatda bo'ling. Yuqorida ta'kidlab o'tilganidek, reseptorlar kompaniyaning yuzidir - ular birinchi navbatda mijozlar bilan shug'ullanishadi va ofisga kira olmaydigan odamlarning savollariga javob beradigan odamlardir. Hech kim nordon ifoda va xafa munosabat bilan kutib olishni xohlamaydi. Har doim yuzingizda tabassum va quvnoq, ko'tarinki kayfiyatda bo'lishni birinchi o'ringa qo'ying. Qattiq mushtariylarga nisbatan sabrli bo'lishni unutmang, hatto ular sizning oxirgi asabingizga tushsa ham. [9]
  • Hatto qiyin mijozga qarshi chiqsangiz ham, o'zingizni kuchli va baxtli inson ekanligingizni eslatib qo'ying. O'zingizning ayting-chi, ular umidsizlikka tushib qolishmoqda, lekin shuni bilingki, siz ularni qondirish uchun qo'lingizdan kelganicha harakat qilsangiz, siz ayibdor emassiz. O'zingizni portlatib, zeb-ziynatli, o'rtacha odamga o'xshatgandan ko'ra, boshingizni ushlab turadigan yaxshiroq bo'lish yaxshiroqdir.
O'zingizni yaxshi taqdim etish
Salom tayyor. Mijozlaringizni samimiy kutib olish har doim muhimdir. Agar siz ularga yordam berishdan oldin qilayotgan ishingizni davom ettirsangiz ham, ular bilan salomlashish juda muhimdir, shunda ular o'zlarini tan olishadi va siz ularga bir lahzada yordam berishingizni biladilar. [10]
  • Ba'zi salomlar “Salom! [Business name] ”yoki“ Xayrli tong! Agar siz o'tirsangiz, men bir lahzada yoningizda bo'laman! ”
O'zingizni yaxshi taqdim etish
Xushmuomala bo'ling. Hurmatli bo'ling. Hamma bilan muomala qiling, ular o'sha kuni ofisga kirishgan eng muhim shaxsdir. Bu sizning vazifangizdir - bugun ertalab tirbandligingiz, yangi hamyonni qanday yo'q qilganingiz yoki hatto sevimli CD-diskingizni qanday yo'qotganingiz haqida hech kim qiziqmaydi. Shaxsiy narsalaringizni uyda qoldiring. (Agar siz ularning xabarlarini yoki ularni etkazish usulini hurmat qilmasangiz ham) Umuman olganda, odam butunlay bo'shashganligiga va siz bilan gaplashishdan xursand ekanligiga ishonch hosil qiling. [11]
O'zingizni yaxshi taqdim etish
Taassurot qoldirish uchun kiyin. Siz biznesni ifodalayapsiz, shuning uchun siz qismni kiyishingiz kerak. Ba'zi ish uchun kundalik kiyimlarga sarmoya kiriting. Shu bilan bir qatorda, agar siz biron bir do'konda (masalan, kiyim-kechak do'konida) ziyofatchi bo'lsangiz, do'konning ba'zi kiyimlarini sotib olib, ularni kiyib olishni o'ylab ko'rishingiz mumkin. Agar moda, zamonaviylik yoki boshqa omillar birinchi o'ringa chiqariladigan joyda ishlamasangiz, konservatorga murojaat qiling.
  • Korxonangizda maxsus kiyim kodi bor-yo'qligini tekshiring. Sizning biznesingiz kundalik kiyim bilan yaxshi bo'lishi mumkin, shunchaki esda tutingki, siz haddan tashqari tasodifiy kiyinmasligingiz kerak (teringizni ish joyida taqiqlash kerak.)
Qiyin mijozni qanday boshqarish usullari mavjud?
Yoqimli va kechirimli bo'ling, lekin siz nazorat qila olmagan yoki qilmagan narsangiz uchun ayblamang. Agar muammoni hal qila olmasangiz, sizga xo'jayiningizga xabar berishingizni ayting va u muammoga imkon qadar tezroq javob berishga harakat qiladi. Qo'pol, odobsiz yoki mantiqsiz mijoz bilan kurashish juda qiyin. Shaxsan biron bir narsani olmang, ularning darajasiga og'ib ketmang va tortishuvni boshlamang. Tabassumingiz orqasida barcha hukmlarni yashiring va chuqur nafas oling.
Nega ziyofatchi mijozlarning ismlari va yuzlari bilan yaxshi bo'lishi kerak?
Bu sizning mijozlaringizni biznesda o'zlarini xushnud etishlariga yordam beradi; bu ularga yanada ko'proq minnatdorlik hissini uyg'otadi. Nihoyat, kimdir ular haqida biron narsani eslab qolsa, bu mijozni xursand qiladi. Bularning barchasi mijozning ushbu biznesga qaytish ehtimolini oshiradi.
Qabulda birinchi marta nima qilishim kerak?
Ehtiyot bo'ling va hamma narsaga e'tibor bering. Ehtimol, sizga ko'proq ma'lumot beriladi, shuning uchun iloji boricha ko'proq eslatma oling. Telefonga qanday javob berishga e'tibor bering.
Agar mijoz juda tez gapirsa, nima qilishim kerak?
Mijoz aytayotgan asosiy so'zlarni olishga harakat qiling. Agar kerak bo'lsa, muloyimlik bilan mijozdan biroz balandroq yoki sekinroq gapirishni so'rang, shunda ularga qanday yordam bera olishingizni aniq bilib olasiz. Ko'pchilik tushunadi va xafa bo'lmaydi.
Bir kompaniyadagi qabulxonaning o'rni qanchalik muhim?
Reseptor - mijoz ofisga kirishda uni ko'radigan birinchi shaxs, shuning uchun siz aytgan va qilgan narsalar kompaniyaning birinchi taassurotini beradi. Qabul qiluvchiga kompaniya qanday baholanishi juda muhimdir.
Men ofis atrofidagi narsalarni qanday qilish haqida ko'p narsa bilmayman va savol berganda o'zimni xo'jayinlarim uchun bezovta qilganday his qilaman. Nima qilishim kerak?
Agar o'zingizni biron bir vaziyatga tushib qolganday his qilsangiz, menejer buni noto'g'ri deb bilgandan ko'ra ko'proq so'rashi kerak. Ammo bu javoblardan o'rganishga harakat qiling va turli vaziyatlarda bilimlarni qo'llang.
agar men sizning mijozingiz sizning telefoningizdagi harakatingizni yoqtirmasa? Hamkasbimga men haqimda noo'rin so'zlar aytadimi?
Yuqoridagi malakalarni, xususan tinglash qobiliyatingizdan foydalaning. Mijozning tashvishlarini tan oling va tushunishni namoyish qilish uchun, agar kerak bo'lsa, ularni mijozga qaytaring. Kechirim so'rang va mijoz bilan sizni bog'lashga undagan biznes bilan oldinga siljishga harakat qiling. Agar mijoz sizning hatti-harakatlaringizdan hali ham ko'ngli qolmasa va xizmat yuzasidan rasmiy shikoyat qilmoqchi bo'lsa, sizning kompaniyangiz siyosatini obstruktiv bo'lmagan tarzda bajarishingizga ishonch hosil qiling. Mijoz ketgandan so'ng darhol ba'zi eslatmalarni yozishga arziydi, shunda siz voqea davom etayotgan bo'lsa, to'liq yozib olishingiz va eslab qolishingiz mumkin.
Agar qabulxonada suhbatlashish uchun suhbat qilsam nima deyishim / nima qilishim kerak?
Konservativ tarzda kiying va ehtiyot bo'ling, Sizning malakangizni muhokama qilish vaqti kelganida "Men tez egaman" yoki "Men hech narsa qila olaman" kabi umumiy narsalarni aytmang. O'zingizning ma'lum malakangizni va yangi ish beruvchingizga taklif qilishingiz kerak bo'lgan narsadan foyda olishingizga qanday yordam berishingiz mumkinligini aytib bering. Mijozlarga xizmat ko'rsatish yoki odamlar bilan bevosita ishlagan boshqa ishlarda tajribangizni ta'kidlang.
Qabul zonasi uchun o'qish materiallarini qanday qilib qayta tashkil qilaman?
So'nggi va tegishli davriy nashrlarni eng ko'rinarli qilish orqali o'qish materiallarini qayta tashkil qiling. Biznes turiga qarab, jurnallar kompaniya sotadigan mahsulotga mos kelishi kerak. O'qish materiallari har doim kompaniyaning eng so'nggi texnologiyalari yoki qarashlari haqidagi hozirgi bilimlarni aks ettirishi kerak. Agar siz salonda qabulxonada bo'lmasangiz, unda g'iybat jurnallari bo'lmasligi kerak.
Qanday qilib men o'z mijozlarimni xursand qilish uchun eng yaxshi tomonga aylanishim mumkin?
Ularni doimo tabassum bilan kutib oling va ular sizning huzuringizda bo'lganda ularga o'zingizni taqdim eting. Iloji bo'lsa, suv yoki boshqa ovqatni taklif qiling.
Ish haqingizni kim imzolaganini eslang va ularni doimo hurmat qiling.
Rahbarlarga yoqimli bo'ling, bo'sh vaqtingizda ularga qo'shimcha vazifalarni bajarishda yordam bera olasizmi yoki yo'qligini bilib oling.
Pochta bilan ishlash odatda qabul qilish ishining bir qismidir, u qaerga borishini, uni kim olib kelishini va birinchi kuningiz qachonligini bilib oling.
Hammom uchun tanaffuslar, uchrashuvlar, dam olish kunlari, tushlik va hokazolar uchun stolni olib ketadigan kishini toping, shu bilan siz qaytib kelganingizda sizni g'azablangan odamlar kutib qolishining oldini olasiz.
Har doim yangi vazifani o'rganishga yoki odatdagi ishni bajarishga tayyor bo'ling. Xilma-xillik uzoq yo'lni bosib o'tadi.
Hamkasblardan biron bir yordamga muhtojliklarini so'rang. Shikoyat qilish orqali dushmanlardan ko'ra yordam berish orqali do'st orttirish yaxshiroqdir.
Xabarlarni takroriy daftarga yozing va xabarni yuborgan kishiga bitta nusxasini bering. Yoki orqaga murojaat qilish, ayniqsa ism yoki raqamni eslab qolish osonroq bo'lgan kundalikdan foydalaning.
Shaxsiy biznesingizni o'z mintaqangizdan uzoqroq tuting - bu uyali telefon qo'ng'iroqlari va elektron pochta xabarlarini o'z ichiga oladi. Axborot texnologiyalari bo'limlari kompyuter faoliyatini sinab ko'rishlari mumkin.
Tashqi ko'rinishingizni toza tuting.
Har doim xushmuomala bo'ling, hatto g'azablangan mijoz bilan.
O'zingizning shaxsiy manfaatlaringiz uchun sizning qaramog'ingizga o'rnatilgan jihozlardan suiiste'mol qilib, o'zingizning chegaralaringizni chetlab o'tmang.
Hech qachon qo'ng'iroq qiluvchi yoki mehmon bilan bahsga kirishmang. Ularni rahbarga yo'naltiring. Biroq, hech kim qo'ng'iroqni qabul qilmasa, ovozli pochtani qoldirishni taklif qiling. Ba'zan menejer yoki boshliq yo'q. Siz qabulxonada qila oladigan juda ko'p narsa bor.
Hech qachon "Men XYZ qilmayman" demang. Siz Z-ga borganingizdan tezroq ishdan ketasiz.
punctul.com © 2020